Vopak immagazzina il successo con i servizi EDI di Crossgate

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Il più grande operatore indipendente al mondo nel campo del trattamento e deposito di prodotti chimici liquidi e gassosi si connette ora a tutti i propri clienti senza preoccuparsi di cambiamenti negli standard o nei formati dei dati.

Milano, 20 Settembre 2010 – L’introduzione di una soluzione EDI con unico punto di ingresso è un fattore di riduzione automatica dei costi delle transazioni, che diventano più rapide, accurate e utili per accelerare i tempi di pagamento. Su queste basi, Vopak ha avviato una collaborazione con Crossgate, specialista globale nel campo dell’integrazione business-to-business (B2B), volta alla costruzione di un sistema completo di integrazione B2B, che già sta mostrando i propri benefici.

Vopak è il più importante operatore indipendente al mondo specializzato nel campo del trattamento e deposito dei prodotti chimici liquidi e gassosi, offrendo ai propri clienti anche servizi logistici complementari presso i propri terminali. La maggior parte dei clienti di Vopak sono aziende che operano nei settori della chimica e del petrolio: per loro lo specialista olandese immagazzina un’ampia varietà di prodotti, destinati a diverse tipologie di industrie. Con 79 terminali tank che offrono una capacità complessiva di quasi 28 milioni di metri cubi, Vopak si focalizza sulla crescita del proprio business e ha l’obiettivo di diventare il miglior fornitore di servizi nell’ambito dello stoccaggio in serbatoi di prodotti chimici liquidi e gassosi.

Fattori di business

Uno scambio accurato e trasparente di informazioni sugli ordini con i clienti è un elemento-chiave per controllare i costi, aumentando l’efficienza e la soddisfazione della clientela. Come utente dell’ERP di JD Edwards, Vopak aveva in passato costruito un sistema di messaggi standardizzati fra i propri sistemi, ma stava incontrando crescenti difficoltà nella definizione di una comunicazione solida e automatizzata con i clienti. “Non riuscivamo a standardizzare l’invio e ricezione dei messaggi,” testimonia Chris Badenhorst, direttore Corporate Commercial Excellence & Strategic Development di Vopak, che aggiunge “I nostri messaggi interni standard dovevano essere cambiati ogni volta per allinearsi ai formati di dati dei clienti, attraverso operazioni che portavano via tempo ed erano esposte a potenziali errori”.

Automatizzando lo scambio di messaggi con i clienti, l’azienda ha anche identificato le aree dove avrebbe potuto ottenere i maggiori benefici, facendo leva sull’integrità, l’efficienza e il risparmio di tempo con lo scambio di dati in tempo reale. Dopo aver fatto una valutazione sui costi e aver vagliato numerose alternative, Vopak ha deciso di utilizzare la soluzione di servizio gestito per l’integrazione EDI di Crossgate. Si è così potuto capire che ulteriori risparmi potevano essere ottenuti se un maggior numero di clienti avesse implementato la soluzione. “Il nostro obiettivo era di accrescere le connessioni con i nostri clienti, allo stesso tempo migliorando il livello del servizio, tagliando i costi e guadagnando maggiore flessibilità”, spiega Badenhorst.

La selezione di Crossgate

Nella ricerca del fornitore, Vopak aveva individuato specifici requisiti, che includevano un’altissima disponibilità del servizio, con procedure di fallback e un helpdesk sempre attivo. Il service provider voleva un sistema semplice, con un singolo canale di scambio di messaggi con il vendor selezionato. La capacità di gestire differenti format di messaggi, che potevano essere convertiti in un messaggio coerente con le specifiche di Vopak è stato un fattore importante di valutazione. Il nuovo sistema aveva bisogno di gestire messaggi in formato CIDX, utilizzando protocolli sicuri di rete e l’esistente scambio di messaggi punto-a-punto in vari formati doveva essere migrato verso il nuovo sistema. Lo specialista olandese, inoltre, voleva ricevere i messaggi dai clienti entro 15 minuti e assicurare una risposta in un tempo massimo di 5 minuti. Quest’ultimo requisito era ritenuto di grande importanza, poiché gli autisti dei camion non potevano lasciare il terminale senza la necessaria documentazione, che derivava proprio da questi messaggi.

Dopo un rigoroso processo di selezione durato 3 mesi e il coinvolgimento anche dell’alto management, il contratto è stato siglato con Crossgate, che si è occupata innanzitutto di creare tutte le connessioni EDI di Vopak. “Una delle ragioni più importanti della nostra scelta, una volta definiti i criteri specifici, è stata la sicurezza di avere a che fare con un partner solido, professionale e ben organizzato”, spiega Badenhorst. “Crossgate ha soddisfatto in pieno i requisiti”.

I Managed Services di Crossgate consentono a Vopak di connettersi rapidamente ai clienti, senza preoccuparsi dei cambiamenti negli standard. Crossgate richiede solamente una singola connessione basata sul formato di dati in-house preferito. A questo punto, viene fornita un’interfaccia universale chiamata Crossgate OneLink, che elimina la necessità di supportare mappature multiple. Una volta integrato, viene supportato l’intero ciclo di vita dell’integrazione con il partner, che comprende mappatura, traduzione, comunicazione ed esecuzione dei processi di business.

L’implementazione del nuovo sistema B2B di Vopak ha richiesto 8 mesi ed è operativamente partito con la prima connessione nel marzo 2008.

I vantaggi

La sicurezza è di vitale importanza nel settore industriale in cui opera Vopak. Se un prodotto finisce nel container sbagliato, può nascere un pericolo assai elevato. La capacità di gestire diversi formati di messaggi in un solo sistema EDI semplice da utilizzare ha prodotto per l’azienda un grande vantaggio. Spiega ancora Chris Badenhorst: “Siamo molto contenti della decisione presa. Ai nostri clienti possiamo ora offrire l’opportunità di scambiare messaggi nel formato che preferiscono. Per noi significa aver eliminato gli errori e assicurare allo stesso tempo il massimo livello di sicurezza. L’utilizzo di un completo sistema EDI ci ha consentito di ridurre i costi delle transazioni, che sono diventate al contempo più veloci e accurate, agevolando tempi di pagamento più rapidi”.

Crossgate ha aiutato anche a semplificare i processi EDI in generale, consentendo a Vopak di minimizzare l’impiego di risorse specializzate. “Non abbiamo più bisogno di conoscenza interna dei differenti metodi di connessione. Ora possiamo gestire una singola connessione con Crossgate, anziché numerose connessioni punto-a-punto”, specifica Badenhorst. “Questo ha prodotto un enorme risparmio in termini di costo delle risorse, tempo e accuratezza”.

Piani futuri e conclusioni

Il prossimo passaggio-chiave per Vopak sarà l’aggiunta della fatturazione elettronica alle proprie operazioni. Questo comporterà la completa automazione del workflow, dalla ricezione di un ordine e relative istruzioni al rilascio del servizio, dalla creazione e distribuzione della fattura alla gestione dei pagamenti. “L’e-invoicing creerà un workflow trasparente dall’ordine al pagamento, che aiuterà ad accrescere la soddisfazione del cliente e farà crescere il nostro cashflow”, sottolinea Badenhorst, che aggiunge: “Crossgate ci ha fornito una soluzione flessibile, che ci ha aiutato a migliorare le relazioni con i nostri clienti e l’efficienza dei processi di business. Siamo contenti della qualità del servizio EDI. Ora stiamo pensando di sviluppare nuove soluzioni che siano focalizzate sulla soddisfazione di maggiori richieste che arrivano dai clienti, ma possano anche agire sulla riduzione dei costi e sul miglioramento della qualità e dell’accuratezza delle nostre attività”.
Crossgate
Crossgate offre al mercato una visione dello scambio elettronico di documenti racchiusa nel concetto di Business-Ready Network, attraverso la quale garantisce l’integrazione completa dei propri business partner, clienti e fornitori. Il portafoglio di servizi viene proposto in modalità “on demand”, per scenari complessi che prevedano il full outsourcing dell’integrazione EDI/B2B, della fatturazione elettronica e la conservazione sostitutiva cross-border.
Oltre 40.000 business partner, che appartengono a 10 differenti settori merceologici, scambiano attualmente i propri documenti amministrativi attraverso la Business-Ready Network.
Crossgate ha sede principale in Germania, ma opera in Italia con una propria filiale, che ha sede a Milano. In oltre Crossgate è presente in USA, Francia e UK. Tra i clienti Italiani si trovano aziende come Alessi, Brembo, Fiege Logistics, GoldenLady, Olivetti, Bolton e L'Oréal Italia.

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www.crossgate.it
www.b2b360.it